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放弃使用谷歌文档的文件系统

这篇文章不是我打算写的文章。我计划写的是一份关于Google Docs有多好的文档。显然,对Google Docs的喜爱并不是一个特别普遍的观点,但Google Docs为我做的是开辟一种新的工作方式,它提供了更多的自由、更简单、更有回报。我甚至会说这是“令人愉快的”。

在我对这篇文章的研究过程中,我发现微软提供的功能几乎与谷歌相同,使用的是SkyDrive和Office Web应用程序的组合。为了平衡起见,我对Google Docs的喜爱之情很深,我还包括了对微软类似产品的讨论,以给出一个完整的观点。你会看到一个平淡无奇的白对谷歌,因为这是一个我更熟悉,但我在这里讨论的好处应该提供给那些使用谷歌或微软的产品。

从我们期望办公室生产力应用程序如何表现的角度来看,Google Docs做了两件事似乎很奇怪。这样的应用程序,如Micros of tOffice和OpenOffice areextremely功能丰富。它们是本地安装的,并且倾向于在本地机器或局域网上使用文件系统。谷歌工程师采取的立场是,一是提供(相对地)几乎没有任何功能,二是让用户把所有东西都放在云中。

如何Google Docs在实践中工作,您可以创建一个免费的Google帐户,您可以获得一些GoogleDrive存储,并且您可以使用Google Docs直接在该云存储上创建文档。

你也可以用微软的产品做同样的事情。如果您创建了一个免费的Micros of t帐户,您还可以获得一些免费的云存储(SkyDrive),并且在该存储中可以创建Word、Excel、Power Point和OneNote文档。这些被称为Office Web应用程序。

我第一次使用Google Docs,我认为这是一个可笑的玩笑。如果您尝试使用Google Docs,希望它像Word、Excel或Power Point一样,您将无法理解产品命题是什么。(这一点也将代表Office Web应用程序。)

这位谷歌的工程师在构建一些可以让你编写文档、构建电子表格和创建演示文稿的东西时所面临的挑战是,Office是一个巨大的软件团,与它竞争了这么长时间。OpenOffice旨在成为一个套件,在功能方面与微软Office在平等的竞争环境中竞争,尽管在价格方面不是如此。同样,从微软的角度创建一个基于网络的Office版本也是不平凡的。

谷歌文档看起来像一个办公生产力套件,它是在一个不存在办公生产力套件的平行宇宙中发明的。但是,例如,Word中的大多数函数要么根本不被典型用户使用,要么只是很少变化。有多少人使用Word的索引构建工具在文档上构建索引?我敢打赌很少。但是,另一种确定这一论点的方法是“建立指数的需要多久出现一次?”我昨天给我的银行写了一封信,那肯定不需要指数。

这是使用Google Docs的乐趣开始呈现的第一部分。很简单。我不仅仅是被Office搞糊涂了——事实证明,我仍然没有习惯使用色带,因为前几天我试图告诉别人如何使用色带删除Excel中的行,而不是使用旧的击键。它更轻,更简单,只是让你上。在几乎所有的情况下,有限的特征集不会产生问题。

你是否能用更少的功能来提高效率是主观的。这两种产品中真正有趣的部分是您可以放弃文件系统。这很酷,一旦你摆脱了它的冲击。

我每天使用MacBookPro,并使用一个云同步工具,该工具将本地文件系统的副本放入云中。我有一台电脑“回到基地”,从云中获取东西,并制作一个本地副本。这里的原则是,如果我的MacBook被火烧掉,我在办公室里有一个现场拷贝准备好了。同样,我可以建立一个新的MacBook,只需从云中吸取数据,我就完成了。

然而,这种想法非常原始。我想要的是,当我在客户端项目中移动时,我希望项目文档在我的域中出现和消失。我不想所有的东西都在本地同步,然后传播和备份,我只想在那里。

这确实是云存储库飞翔的地方,也是为什么我每天越来越多地将工作转移到谷歌应用程序。Google Drive比SkyDrive要复杂一些,所以在这种情况下,我会倾向于讨论这个问题。在Google Drive中,每个人都可以在数据库中获得一个存储配额和一些表空间,在那里他们可以保存一个文档列表。系统的结构化使它看起来像一个基于文件夹的文件系统,但实际上它不像你习惯的文件表。创建一个文档,它最终会出现在谷歌存储的巨型增值税中,你得到的只是一个链接到你的小表空间中增值税的位置。(不过,你必须与偏执狂平和起来——谷歌或微软是否真的要设法永远失去你的工作?)

其中最聪明的是,如果你拥有一个项目,你可以在你自己的Google Drive中为项目文档创建一个文件夹,然后给出与其他项目成员共享文档的文件夹的链接。那些人可能在你的组织里,或者不在,或者两者兼而有之。所有发生的是,当文件夹引用下降到每个参与者的表空间。您不必担心物理网络配置、VPN等。同样,你不用担心备份等。所有的Google Drive/Google Docs活动都是这样工作的,不管它是一个个人用户的免费帐户,还是一个大规模的、付费的谷歌应用程序安装,还是一个混合体。

这种安排将你带到一个“文档在你的领域中的存在和不存在”的地方,这种方式与你正在做的工作联系在一起,而不需要做任何沉重的提升。当我观察并与使用谷歌应用程序的人交谈时,这种准自组织的、非常轻的文档处理方法是他们最喜欢的东西。

这是一种现代得多的工作方式,在那里忙于文件、备份和同步工具-所有这些东西都消失了。它提供了一种非常“和平”的工作方式。以这种方式使用谷歌的东西只是从问题中去除任何复杂性,只是让人们继续工作,把东西放到屏幕上,然后让他们继续前进。这是取消本地和网络文件系统并将所有东西都提升到云端的关键优势。这就是为什么Chromebook能起作用,尽管它在纸上看起来是如此不合逻辑的想法。

为了记录在案,微软提供的服务大致相同,尽管它更像是一个“经典企业”,基于Share Point和相关技术。还有一个事实,微软拥有所有这些美味的、本地安装的、功能丰富的Office2013,这是谷歌所没有的。然而,就许可证的成本和限制而言,这正是事情变得复杂的地方,而且不会使这篇文章的篇幅增加一倍,只要我的ZDNet同事Ed Bott就能在他的“Office2013:一目了然和FAQ”一文中纠正所有这些问题。

我真的不想谈论不同的Office2013和Office365产品可以为您做什么,我想尝试和做的是鼓励您尝试放弃文件系统!

我现在只使用Office,在当地,从事书籍工作。这部分与工具有关(我需要宏和复杂样式),部分与出版商强加的工作流有关。问题是,通常大多数使用的不需要本地文件系统,或者复杂的、单一的办公应用程序。我们只需要一些云存储和一个表空间来跟踪我们的内容。

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